BAB III ADMINISTRASI KONTRAK INDIVIDU

BAB III

ADMINISTRASI KONTRAK INDIVIDU

A.    LATAR BELAKANG

Ciri khas pelaksanaan Dekonsentrasi dalam PNPM Mandiri Perdesaan adalah semua Fasilitator yang bekerja di wilayah perdesaan akan menandatangani kontrak kerja secara individual dengan Satker Provinsi. Artinya, Fasilitator secara individu berjanji kepada Satker Provinsi untuk bekerja memfasilitasi PNPM Mandiri Perdesaan sesuai tugas pokok dan fungsi yang ditetapkan sepanjang usia kontraknya, sedangkan Satker Provinsi berjanji kepada Fasilitator untuk memberikan honorarium dan tunjangan sesuai aturan yang ditetapkan dalam jangka waktu usia kontrak. Konsekuensi logis dari pola kontrak individual ini adalah perjanjian antara individu Fasiliator dan Satker Provinsi perlu dikendalikan dan diawasi secara ketat dikarenakan lokasi kerja Fasilitator dengan Satker Provinsi saling berjauhan. Dampak lebih lanjut adalah pada satu sisi pengawasan kinerja fasilitator menjadi kurang akurat sehingga berpotensi terjadinya cidera janji oleh Fasilitator dalam memenuhi kesepakatan kontrak kerja.

Mekanisme pembayaran kontrak individual adalah pembayaran secara langsung (LS) dari Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) ke rekening individu Fasilitator. Oleh sebab itu, pembayaran langsung kepada Fasilitator menjadi tanggung jawab sepenuhnya Satker Provinsi. Rentang kendali manajemen yang luas dan potensi lambatnya pengiriman berupa bukti-bukti pertanggungjawaban administrasi yang dikirim secara individual oleh Fasilitator dapat menjadi penyebab kesalahan pembayaran.

Pencapaian kinerja kontrak individual yang optimal sangat ditentukan oleh ketaatan dan kedisiplinan Fasilitator maupun Satker Provinsi dalam mengelola administrasi dan keuangan. Fasilitator berkewajiban untuk menyampaikan secara langsung kepada Satker Provinsi u.p. Sekretariat Satker Provinsi dokumen-dokumen administrasi yang meliputi: lembar waktu kerja (time sheet), SPPD, laporan perjalanan dinas, laporan individu, tanda terima honorarium, tunjangan, serta bukti pendukung lain. Sedangkan Satker Provinsi berkewajiban secara tepat waktu menyusun dan menetapkan dokumen-dokumen administrasi yang meliputi: Dokumen DIPA Dekonsentrasi yang disusun bersama Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan, Surat Keputusan Satker Dekonsentrasi, penerbitan dokumen Daftar Nominatif, SPP,  SPM dan pengajuan SP2D ke KPPN.

Agar pengelolaan kontrak individual dapat berjalan lancar sehingga pelaksanaan program juga berjalan optimal, maka secara khusus disusun prosedur Administrasi Kontrak Individual yang diharapkan menjadi pegangan bagi Fasilitator dan Satker Provinsi dalam mengelola kontrak individual.

B.    PENANDATANGAN KONTRAK KERJA

Titik awal dimulainya kontrak kerja dalam PNPM Mandiri Perdesaan adalah dengan ditandatanganinya dokumen kontrak antara Fasilitator dengan Satker Provinsi. Berkaitan dengan penandatangan Kontrak Kerja diterapkan prosedur sebagai berikut:

1.     Satker Provinsi dengan dibantu oleh Sekretariat Provinsi mempersiapkan dokumen Kontrak Kerja dengan mengacu pada contoh dokumen Kontrak Kerja PNPM Mandiri Perdesaan yang berlaku secara nasional sebagaimana lampiran 1.

2.     Kontrak Kerja harus ditandatangani oleh kedua belah pihak paling lambat 1 (satu) minggu sebelum Satker Provinsi mengajukan pembayaran Fasilitator ke KPPN dokumen Kontrak Kerja dimaksud harus sudah selesai ditandatangi kedua belah pihak baik Fasilitator maupun Satker Provinsi.

3.     Sekretariat Provinsi bersama KMW memproses penandatanganan Kontrak Kerja antara  Fasilitator dengan Satker Provinsi.

C.    PENERBITAN SURAT PERINTAH TUGAS

Penempatan Fasilitator di lokasi tugas tertentu ditetapkan dalam Surat Perintah Tugas (SPT). Berbekal SPT seorang Fasilitator memiliki dasar aturan yang legal untuk bekerja  di kabupaten atau kecamatan lokasi PNPM Mandiri Perdesaan. Berkaitan dengan penerbitan SPT diterapkan prosedur sebagai berikut:

1.     SPT yang disahkan oleh Satker Provinsi disusun berdasarkan hasil pemetaan (mapping) lokasi tugas Fasilitator yang dibuat dan ditandatangi oleh Korprov.

2.     Satker Provinsi memberikan SPT sebelum dilakukan mobilisasi Fasilitator ke lokasi tugas. Jikalau SPT masih proses penyelesaian maka penyampaian kepada Fasilitator SPT paling lambat 1 (satu) minggu setelah Fasilitator berada di lokasi tugas.

D.    DAFTAR INDUK FASILITATOR

Satker Provinsi berkewajiban menyusun Daftar Induk Fasilitator di setiap tahun angaran untuk digunakan sebagai data dasar yang digunakan dalam proses pembinaan dan pengendalian Fasilitator khususnya sebagai dasar pembayaran. Berkaitan dengan penyusunan Daftar Induk Fasilitator diterapkan prosedur sebagai berikut:

1.     Satker Provinsi melalui Sekretariat Satker Provinsi menyusun daftar Fasilitator yang memuat data-data sebagai berikut:

a.    Nomor Kontrak dan Surat Perintah Tugas

b.   Nama lengkap beserta gelar kesarjanaan

c.    Pendidikan Terakhir

d.    Jenis kelamin

e.    Tempat dan Tanggal lahir

f.     Alamat rumah beserta nomer telepon rumah, HP maupun alamat e-mail

g.    Tanggal mulai kontrak dengan Satker PMD Provinsi

h.    Nomor NPWP

i.     Jumlah honorarium dan tunjangan yang tercantum dalam kontrak kerja

j.     Lokasi penugasan

k.    Nomor Rekening Fasilitator

2.     Daftar Induk Fasilitator disusun dalam format standar nasional sebagaimana lampiran 2.

3.     Satker Provinsi berkewajiban untuk melakukan pemutakhiran data Fasilitator.

4.     Daftar Induk Fasilitator yang sudah diverifikasi dan dimutakhirkan wajib ditetapkan secara resmi oleh Satker Provinsi dan dilaporkan kepada Satker Pusat paling lambat tanggal 7 setiap bulannya.

E.    LAPORAN INDIVIDU

Fasilitator PNPM Mandiri Perdesaan yang mengikat perjanjian kerja secara individual dengan Satker Provinsi diwajibkan membuktikan kinerjanya melalui laporan individu. Setiap fasilitator diharuskan membuat laporan individu secara akurat dan tepat waktu sebagai bukti yang cukup kuat bahwa Fasilitator sudah bekerja sehingga mereka berhak mendapatkan honorarium dan tunjangan. Berkaitan dengan penyampaian Laporan Individu secara langsung oleh Fasilitator kepada Satker Provinsi maka diterapkan prosedur sebagai berikut:

1.     Tujuan Laporan Individu

a.    Menyediakan bukti fisik dari setiap Fasilitator PNPM Mandiri Perdesaan bahwa Fasilitator secara individual telah memenuhi janjinya kepada Satker Provinsi untuk bekerja memfasilitasi PNPM Mandiri Perdesaan sesuai tugas pokok dan fungsi yang ditetapkan sepanjang usia kontraknya,

b.    Membina dan mengendalikan kinerja Fasilitator PNPM Mandiri Perdesaan berdasarkan kemajuan dan perkembangan yang telah dicapai oleh setiap Fasilitator dalam mendampingi pelaksanaan program;

c.    Menyediakan informasi konkret tentang kinerja Fasilitator secara individual sebagai dasar legal bagi Satker Provinsi dalam pengambilan keputusan manajamen berkaitan dengan pembayaran honorarium dan tunjangan.

d.    Menyediakan informasi konkret tentang kinerja Fasilitator secara individual sehingga dapat dijadikan sebagai dasar legal bagi Satker Provinsi dalam pengambilan keputusan manajamen berkaitan dengan evaluasi kinerja, pemberian sanksi administratif maupun pemutusan hubungan kerja.

2.     Prinsip Laporan Individu

a.    Sederhana                   :         laporan dibuat secara sederhana (tidak dijilid atau menggunakan

cover khusus) dan diupayakan seringkas mungkin.

b.    Akurat                                           :         data yang dijadikan bahan laporan harus akurat dan sesuai

kondisi yang terjadi.

c.    Informatif                             :         isi dari laporan tersebut harus informatif dan mudah dimengerti.

d.    Tepat waktu      :         laporan disampaikan tepat pada waktunya sesuai jadwal yang

telah ditetapkan.

e.    Up to date                  :         data yang terlaporkan adalah data terbaru jika dihitung dari

periode laporan.

3.     Format Laporan Individu

Laporan Individu adalah laporan yang dibuat rutin setiap bulan oleh setiap Fasilitator. Laporan Individu memuat kegiatan individu fasilitator dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan tupoksinya selama 1 (satu) bulan berjalan. Laporan Individu disampaikan secara langsung kepada Satker PMD Provinsi dan ditembuskan kepada supervisornya masing-masing. Laporan individu harus dilengkapi dengan dokumen-dokumen administrasi sebagai berikut :

1.    LWK yang diketahui oleh PjOK bagi FK/Asisten FK dan PjOKab bagi Faskab/Asisten Faskab.

2.    Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD).

3.    Laporan perjalanan dinas.

4.    Khusus Koordinator Faskab melampiri laporan penggunaan dana operasional kantor.

5.    Bukti-bukti lainnya yang diperlukan dari Fasilitator.

(Format Laporan Individu sebagaimana Lampiran 3)

4.     Prosedur Pelaporan Administrasi Fasilitator

Fasilitator berkewajiban mengirimkan Laporan Individu beserta lampirannya kepada Satker Provinsi dan supervisornya masing-masing. Laporan Individu bulan sebelumnya harus dikirimkan paling lambat tanggal 7 setiap bulannya.

F.    LEMBAR WAKTU KERJA (LWK)

Fasilitator Kabupaten wajib menyusun Lembar Waktu Kerja (LWK) sebagai dasar kendali ketaatan Fasilitator terhadap kontrak kerja, sedangkan bagi Fasilitator Kecamatan cukup membuat Surat pernyataan jumlah kehadirannya di lokasi tugas.

Berkaitan dengan penyampaian LWK secara langsung oleh Fasilitator Kabupaten kepada Satker Provinsi maka diterapkan prosedur sebagai berikut:

1.     Prinsip-prinsip LWK

a.    LWK adalah dokumen yang dapat dijadikan bukti tentang kehadiran Fasilitator Kabupaten di lokasi tugas.

b.   Setiap Fasilitator Kabupaten PNPM Mandiri Perdesaan berkewajiban untuk menyusun LWK secara benar sesuai format baku yang ditetapkan.

c.    Setiap Fasilitator Kabupaten PNPM Mandiri Perdesaan bertanggung jawab penuh terhadap kebenaran isi LKW.

d.   Jika Fasilitator Kabupaten tidak sengaja membuat kesalahan dalam penyusunan LWK maka Supervisor wajib melakukan pembimbingan dan Fasilittaor Kabupaten tetap diberikan honorarium dan tunjangan secara penuh untuk satu bulan berjalan.

e.    Apabila terbukti Fasilitator Kabupaten secara sengaja melakukan kesalahan dengan memalsukan LWK bulan sebelumnya, maka Satker Provinsi wajib tidak membayar honorarium dan tunjangan bulan berjalan serta menerbitkan surat PHK.

2.     Mekanisme Penyusunan dan Penyampaian LWK dari Faskab dan Asisten Faskab

a.    Setiap Faskab Pemberdayaan, Faskab Teknik, Faskab Keuangan dan Asisten Faskab Pemberdayaan maupun Asisten Faskab Teknik berkewajiban untuk menyusun LWK sendiri. (Format LWK Faskab/Asisten Faskab sebagaimana lampiran 4b).

b.   LWK ditandatangi oleh Faskab/Asisten Faskab bersangkutan dan diketahui oleh Penanggungjawab Operasional Kabupaten (PjOKab).

c.    Dokumen LWK Faskab/Asisten faskab bulan sebelumnya yang sudah diketahui secara resmi oleh PjOKab sudah dapat digunakan sebagai bahan lampiran Laporan Individu yang disampaikan secara langsung kepada Satker Provinsi dengan tembusan Korprov paling lambat tanggal 7 setiap bulannya.

d.   Korprov memerintahkan Adprov memeriksa kebenaran isi LWK termasuk kesesuaian antara LWK dan tanggal perjalanan dinas Faskab/ Asisten Faskab.

e.    Jika LWK Faskab/ Asisten Faskab dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya maka Korprov berkewajiban memberikan rekomendasi persetujuan. (format rekomendasi sebagaimana lampiran 4c).

f.     LWK Faskab/Asisten Faskab bulan sebelumnya yang disetujui Korprov kemudian dibuat salinan untuk dijadikan arsip di Kantor KMW Provinsi bersangkutan. Dokumen LWK tersebut yang asli dikirimkan kepada Satker Provinsi paling lambat tanggal 15 (lima belas) setiap bulannya.

g.   Jika LWK Faskab/Asisten Faskab terdapat kesalahan yang tidak disengaja dalam penyusunan LWK maka Adprov berkewajiban mensupervisi Faskab/Asisten Faskab untuk memperbaiki dokumen LWK.

h.   Apabila Faskab/Asisten Faskab terbukti secara sengaja memalsukan LWK maka Korprov wajib merekomendasikan Satker Provinsi untuk menerbitkan surat PHK.

i.     Karena pemalsuan LWK termasuk pelanggaran kontrak kerja maka Satker Provinsi berkewajiban untuk melakukan PHK.

3.     Mekanisme Penyusunan dan Penyampaian Surat Pernyataan FK tentang jumlah Kehadirannya di lokasi tugas.

a.    Setiap FK Pemberdayaan, FK Teknik dan Asisten FK berkewajiban untuk membuat surat pernyataan tentang jumlah kehadirannya di lokasi tugas.

b.   Surat pernyataan FK tentang jumlah kehadirannya di lokasi tugas dapat digunakan sebagai bahan lampiran Laporan Individu yang disampaikan kepada Faskab pada saat Rapat Koordinasi (Rakor) bulanan di kabupaten.

c.    Faskab berkewajiban memeriksa kebenaran surat pernyataan yang dibuat FK tentang jumlah kehadirannya di lokasi tugas.

d.   Apabila di dalam surat pernyataan tentang jumlah kehadirannya di lokasi tugas yang diajukan FK dan Asisten FK BKPG terdapat kesalahan yang tidak disengaja dalam penyusunan surat pernyataan tentang jumlah kehadirannya di lokasi tugas maka Faskab berkewajiban mensupervisi FK dan Asisten FK untuk memperbaiki surat pernyataan tentang jumlah kehadirannya di lokasi tugas.

e.    Apabila di dalam surat pernyataan tentang jumlah kehadirannya di lokasi tugas yang diajukan FK dan Asisten FK ditemukan ada pemalsuan atau kesalahan yang disengaja, ditempuh langkah sebagai berikut:

1)    Faskab berkewajiban melaporkan pemalsuan tersebut kepada Korprov.

2)    Korprov memerintahkan Adprov memverifikasi laporan Faskab.

3)    Jika laporan Faskab terbukti benar, Korprov harus mengajukan rekomendasi kepada Satker Provinsi untuk menerbitkan Surat PHK.

4)    Karena pemalsuan termasuk pelanggaran kontrak kerja maka Satker Provinsi berkewajiban untuk melakukan PHK.

5)    Apabila laporan Faskab tentang pemalsuan atau kesalahan FK membuat surat pernyataan tentang jumlah kehadirannya di lokasi tugas terbukti tidak benar, maka Korprov wajib mengajukan rekomendasi kepada Satker Provinsi untuk membayarkan secara penuh honorarium dan tunjangan FK/Asisten FK selama bukan berjalan.

f.     Terhadap kesalahan Faskab dalam melakukan verifikasi Surat Pernyataan FK/Asisten FK tentang jumlah kehadirannya di lokasi tugas dilakukan pengaturan sebagai berikut:

1)    Korprov memerintahkan Adprov menginvestigasi kesalahan Faskab dalam proses verifikasi surat pernyataan FK tentang jumlah kehadirannya di lokasi tugas yang diajukan FK/Asisten FK

2)    Apabila kesalahan verifikasi dimaksud dikarenakan kelemahan kompetensi, maka Faskab diberikan penilaian evaluasi dengan nilai D.

3)    Jika kesalahan verifikasi dimaksud akibat kesengajaan Faskab, maka Korprov wajib mengajukan rekomendasi kepada Satker Provinsi untuk menerbitkan Surat PHK kepada Faskab karena melanggar Code of Conduct.

G.    ADMINISTRASI RENCANA KERJA HARIAN FK DAN PERJALANAN DINAS FASILITATOR

Rencana kerja harian maupun rencana perjalanan dinas adalah sebuah sarana penunjang bagi Fasilitator untuk dapat merencanakan kunjungan dalam rangka memfasilitasi proses kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di wilayah desa dan antar desa. Oleh sebab itu, pemanfaatan dana kunjungan lapangan dalam bentuk tunjangan operasional maupun dana perjalanan dinas harus direncanakan secara matang agar pendampingan dilakukan secara optimal. Untuk itu, Fasilitator wajib mengelola tunjangan operasional maupun dana perjalanan dinas dengan prosedur sebagai berikut:

1.     Administrasi Rencana Kerja Harian FK dan Perjalanan Dinas FK menghadiri rakor Kabupaten

Administrasi Rencana Kerja Harian

a.    FK Pemberdayaan dan FK Teknik wajib menyusun Rencana Kerja Harian untuk selama 1 (satu) bulan berikutnya. Rencana Kerja Harian disusun dengan mempertimbangkan Rencana Kerja Tindak Lanjut (RKTL) dan urgensi kebutuhan masyarakat di tingkat kelompok, dusun dan desa. (Format Rencana Kerja Harian sebagaimana Lampiran 5a).

b.    FK wajib menyampaikan Rencana Kerja Harian untuk ditandatangani oleh Faskab dan mengetahui PjOK.

c.    Rencana Kerja Harian yang ditandatangi FK dan PjOK disampaikan kepada Faskab satu bulan sebelum realisasi yaitu pada saat dilakukan rapat kordinasi (rakor) bulanan di kabupaten.

d.    Setiap FK wajib melaksanakan kunjungan lapangan sesuai dengan Rencana Kerja Harian yang disetujui Faskab. Jika terjadi perubahan Rencana Kerja Harian, setiap FK wajib menyusun penjelasan tertulis yang diketahui oleh PjOK.

e.    Setiap realisasi Rencana Kerja Harian dalam bentuk kunjungan FK ke kelompok/dusun/desa harus dibuktikan dengan Formulir kunjungan yang ditandatangani oleh kepala desa/sekretaris desa/UPK atau pelaku PNPM yang difasilitasi.

f.     Faskab berkewajiban memeriksa kebenaran formulir kunjungan dalam kaitannya dengan surat pernyataan FK tentang jumlah kehadirannya dan laporan individu yang diajukan FK.

g.    Jika FK secara sengaja memalsukan dokumen formulir kunjungan maka ditempuh langkah-langkah sebagai berikut:

1)    Faskab berkewajiban melaporkan pemalsuan formulir kunjungan kepada Korprov.

2)    Korprov memerintahkan Adprov memverifikasi laporan Faskab.

3)    Jika laporan Faskab terbukti benar, Korprov harus mengajukan rekomendasi kepada Satker Provinsi untuk menerbitkan Surat PHK.

4)    Karena pemalsuan formulir kunjungan termasuk pelanggaran kontrak kerja maka Satker Provinsi berkewajiban untuk melakukan PHK.

5)    Apabila laporan Faskab tentang pemalsuan formulir kunjungan terbukti tidak benar, maka Korprov wajib mengajukan rekomendasi kepada Satker Provinsi untuk membayarkan secara penuh honorarium dan tunjangan FK/Asisten FK selama bulan berjalan.

Perjalanan Dinas FK menghadiri Rakor Kabupaten

a.    Setiap perjalanan dinas FK ke rakor bulanan di kabupaten harus dibuktikan dengan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang diketahui oleh PjOK. (Format SPPD sebagaimana lampiran 6a).

b.    Perjalanan dinas FK dalam rangka mengikuti rakor di Kabupaten harus dibuktikan dengan ditandatanganinya SPPD FK oleh PjOkab atau pejabat setingkat kepala seksi di Kantor/Dinas/Badan PMD Kabupaten dan dibubuhi stempel PMD Kabupaten yang resmi.

c.     Setiap perjalanan dinas FK harus dibuktikan dengan Laporan Perjalanan Dinas. (Format Laporan Perjalanan Dinas sebagaimana lampiran 7a).

d.    SPPD dan Laporan Perjalanan Dinas wajib dilampirkan oleh setiap FK pada saat menyampaikan Laporan Individu kepada Satker Provinsi dan Faskab.

2.     Administrasi Perjalanan Dinas Fasilitator Kabupaten

a.    Faskab/Asisten Faskab berkewajiban untuk menyusun RPD selama 2 (dua) bulan berikutnya. RPD disusun dengan mempertimbangkan RKTL dan urgensi kebutuhan program yang mendesak untuk disupervisi (format sebagaimana terlampir 5b).

b.    Faskab/Asisten Faskab berkewajiban mengajukan RPD untuk diketahui PjOKab sebelum dimintakan persetujuan dari Korprov. Persetujuan Korprov harus diberikan 2 (dua) bulan sebelum realisasi perjalanan dinas yaitu pada saat dilakukan rapat koordinasi (rakor) dwibulanan di provinsi.

c.    Setiap Faskab/Asisten Faskab wajib menjalankan perjalanan dinas sesuai dengan RPD yang disusunnya. Jika terjadi perubahan RPD, setiap Faskab/Asisten Faskab wajib menyusun penjelasan tertulis yang diketahui oleh PjOKab untuk dijadikan lampiran dokumen SPPD.

d.    Setiap perjalanan dinas Faskab/Asisten Faskab ke kecamatan dan desa atau perjalanan dinas ke rakor dwibulanan di provinsi harus dibuktikan dengan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang diketahui oleh PjO Kab. (Format SPPD sebagaimana lampiran 6b)

e.    Perjalanan dinas Faskab/Asisten Faskab ke desa dan kecamatan harus dibuktikan dengan ditandatanginya SPPD Faskab/Asisten Faskab oleh Camat/PjOK dan dibubuhi stempel kecamatan yang resmi.

f.     Khusus bagi Faskab yang melakukan kunjungan ke desa-desa PNPM Mandiri Perdesaan yang lokasinya jauh dari ibukota kecamatan, maka SPPDnya dapat ditandatangani oleh Kepala Desa atau Sekretaris Desa sesuai lokasi kunjungannya.

g.    Perjalanan dinas Faskab ke Provinsi sebagai peserta rakor dwibulanan harus dibuktikan dengan ditandatanginya SPPD Faskab oleh PjOProv atau pejabat setingkat kepala seksi di Badan PMD Provinsi dan dibubuhi stempel PMD Provinsi yang resmi.

h.    Setiap perjalanan dinas Faskab/Asisten Faskab harus dibuktikan dengan Laporan Perjalanan Dinas. (Format Laporan Perjalanan Dinas sebagaimana lampiran 7b)

i.      SPPD dan Laporan Perjalanan Dinas Faskab/Asisten Faskab wajib dilampirkan pada saat menyampaikan Laporan Individu kepada Satker Provinsi dan Korprov.

j.     Korprov melalui Adprov wajib memeriksa kebenaran SPPD dalam kaitannya dengan LWK dan laporan individu yang diajukan Faskab/Asisten Faskab.

k.    Jika Faskab/Asisten Faskab terbukti secara sengaja memalsukan SPPD maka Korprov wajib merekomendasikan Satker Provinsi untuk menerbitkan surat PHK.

l.      Karena pemalsuan SPPD termasuk pelanggaran kontrak kerja maka Satker Provinsi berkewajiban untuk melakukan PHK.

H.   LAPORAN TUNJANGAN OPERASIONAL KANTOR

Fasilitator di Kabupaten maupun di Kecamatan akan mendapatkan tunjangan operasional kantor. Khusus tunjangan operasional kantor Faskab dikelola bersama dan dikoordinasikan salah seorang Faskab yang ditunjuk sebagai Koordinator Fungsional. Penyaluran tunjangan operasional kantor untuk Faskab dan FK dibayarkan melalui mekanisme lumpsum, namun khusus untuk Faskab penggunaan tunjangan dimaksud wajib dilaporkan demi terciptanya transparansi dan akuntabilitas. Prosedur penyusunan laporan penggunaan tunjangan operasional kantor adalah sebagai berikut:

1.     Setiap pembelian barang yang dibayarkan dari Tunjangan Operasional Kantor wajib dimintakan bukti pembayaran pada toko/pedagang berupa kuitansi.

2.     Bukti-bukti pembayaran berupa kuitansi dimaksud diarsipkan sebagai dokumen administrasi yang terbuka untuk diaudit.

3.     Koordinator Fungsional menyusun dan menandatangani Laporan Penggunaan Tunjangan Operasional Kantor yang memuat rincian pembelanjaan operasional kantor. (Laporan Penggunaan Tunjangan Operasional sebagaimana lampiran 8).

4.     Laporan Penggunaan Tunjangan Operasional bulan sebelumnya dilampirkan dalam Laporan Individu Faskab yang ditunjuk sebagai Koordinator Fungsional yang disampaikan kepada Satker Provinsi paling lambat tanggal 7 setiap bulannya.

I.     BUKTI PENERIMAAN HONORARIUM DAN TUNJANGAN

Satker Provinsi berkewajiban untuk memantau penerimaan honorarium dan tunjangan yang diterima Fasilitator dengan prosedur sebagai berikut:

1.     Tanda Bukti Penerimaan Pembayaran untuk Fasilitator Kecamatan

a.    FK secara individual berkewajiban melaporkan honorarium dan tunjangan yang diterimanya. Khusus Asisten FK BKPG hanya melaporkan honorarium.

b.    Laporan FK kepada Faskab meliputi besaran/jumlah dana serta tanggal penerimaan dan wajib disampaikan secara tertulis kepada Faskab setiap awal bulan yaitu pada saat dilakukan rapat kordinasi (rakor) bulanan di kabupaten.

c.    Faskab berkewajiban menyusun rekapitulasi laporan penerimaan honorarium dan tunjangan FK yang ditandatangi Faskab bersama seluruh FK. (Format Rekapitulasi Laporan Penerimaan Honorarium dan Tunjangan sebagaimana lampiran 9).

d.    Rekapitulasi Laporan Penerimaan Honorarium dan Tunjangan FK/Asisten FK disampaikan kepada Satker Provinsi paling lambat setiap tanggal 15 (lima belas).

2.     Tanda Bukti Penerimaan Pembayaran untuk Faskab/Asisten Faskab

a.    Faskab/Asisten Faskab secara individual berkewajiban menginformasikan tentang honorarium dan tunjangan setiap bulannya yang diterimanya dari Satker Provinsi.

b.    Laporan Fasilitator Kabupaten  kepada Korprov meliputi besaran/jumlah dana serta tanggal diterimanya honorarium dan tunjangan dari Satker Provinsi.

c.    Setiap Faskab/Asisten Faskab harus menyusun laporan tertulis tentang penerimaan honorarium dan tunjangan. Dokumen laporan ini harus ditandatangi oleh Faskab/Asisten Faskab bersangkutan sehingga berfungsi sebagai Bukti Penerimaan Honorarium dan Tunjangan. (Format Laporan Penerimaan Honorarium dan Tunjangan sebagaimana lampiran 10)

d.    Laporan Penerimaan Honorarium dan Tunjangan wajib disampaikan Fasilitator Kabupaten kepada Korprov melalui Adprov dengan media mesin Fax maupun E-mail paling lambat tanggal 7 (tujuh) tiap bulannya

e.    Korprov melalui Adprov berkewajiban menyusun rekapitulasi Laporan Penerimaan Honorarium dan Tunjangan Faskab/Asisten Faskab.

f.      Rekapitulasi Laporan Penerimaan Honorarium dan Tunjangan Faskab/Asisten Faskab harus disampaikan kepada Satker Provinsi paling lambat setiap tanggal 15 (lima belas).