BAB VIII PELAPORAN PEMBINAAN DAN PENGENDALIAN FASILITATOR

BAB VIII

PELAPORAN

PEMBINAAN DAN PENGENDALIAN FASILITATOR

A.    LATAR BELAKANG

Direktorat Jenderal PMD Depdagri selaku Executing Agency PNPM Mandiri Perdesaan melimpahkan sebagian wewenang kepada Badan PMD Provinsi dengan mekanisme Dekonsentrasi untuk mengelola Fasilitator melalui Naskah Kesepakatan Kerjasama (NPK) Pemerintah dan Pemerintah Provinsi. Dalam rangka pembinaan dan pengendalian Fasilitator dimaksud, Ditjen PMD Depdagri juga menunjuk pihak ketiga yaitu Perusahaan Jasa Konsultan Manajemen Nasional (KMN) dan Perusahaan Jasa Konsultan Manajemen Wilayah (KMW) melalui pengikatan perjanjian antara Satker Pusat selaku pemberi kerja atau Pihak Pertama  dengan Perusahaan KMW selaku penyedia jasa konsultan yang bertindak sebagai Pihak Kedua dalam perjanjian kerja dalam hal pengelolaan program dan pengendalian mutu bantuan teknis program (quality control) serta fasilitasi Satker Provinsi dalam pengelolaan administrasi fasilitator PNPM Mandiri Perdesaan.

Keberhasilan kinerja  Direktorat Jenderal PMD Depdagri selaku Executing Agency dengan demikian terletak pada keberhasilan kinerja Pihak Satker Provinsi sebagai pengelola dan pengendali bantuan teknis/fasilitator kabupaten dan kecamatan, serta keberhasilan kinerja Perusahaan Jasa Konsultan yang melaksanakan tugas gugus kendali mutu implementasi program. Keberhasilan Satker Provinsi maupun Perusahaan Jasa Konsultan dalam mengendalikan kinerja Fasilitator adalah dua unsur yang menjadi satu kekuatan strategis untuk menentukan kualitas kinerja Fasilitator dalam pendampingan masyarakat. Karena itu, mutlak diperlukan sinergitas kerja antara Satker Provinsi dan Perusahaan Jasa Konsultan yaitu KMW dalam mengelola dan mengendalikan bidang tugas masing-masing.

Dengan terdistribusikannya kewenangan pengelolaan dan pengendalian kualitas program kepada KMW, serta pengelolaan dan pengendalian bantuan teknis fasilitator kabupaten dan kecamatan oleh Satker Provinsi, tidak berarti bahwa wewenang Ditjen PMD Depdagri sebagai Satker Pusat selaku Executing Agency menjadi berakhir. Bahkan optimalisasi pengendalian kinerja Satker Provinsi dan KMW merupakan sebuah jembatan dalam rantai fungsional kegiatan manajemen program secara Nasional oleh Satker Pusat. Pengendalian kinerja Satker Provinsi dan Perusahaan KMW oleh Satker Pusat dimaksudkan untuk menciptakan tercapainya tujuan pengelolaan manajemen program dan proyek secara nasional.

Untuk mengukur tercapainya tujuan tersebut diperlukan arus pelaporan yang intensif, berkala dan terus menerus, baik dari aspek keprograman oleh KMW dan dari aspek proyek yang dikelola oleh Satker Provinsi (dan Satker Kabupaten untuk Tugas Pembantuan). Demikian juga terjadinya umpan  balik atas laporan baik berupa penegasan, teguran, perbaikan, sanksi, pembinaan atau bentuk-bentuk lain yang sesuai dengan kepentingan manajemen nasional, sangat mungkin dapat terjadi berlangsung dari Satker Pusat kepada Satker Provinsi dan KMW. Pembinaan atas pengelolaan dimaksudkan sebagai upaya pendisiplinan kerja, perbaikan sistem manajemen serta akuntabilitas pengelolaan PNPM Mandiri Perdesaan secara Nasional.

Kewajiban pelaporan dari Satker Provinsi maupun Perusahaan KMW sebagai gabungan sumber informasi (aspek keproyekan dan aspek keprograman) yang tepat/akurat dan terpercaya, ditujukan untuk peningkatan kinerja Executing agency Satker Pusat. Berdasarkan latar belakang pemikiran ini maka di dalam SOP ini perlu diatur mekanisme Laporan Pengelolaan Fasilitator bagi Satker Provinsi maupun Laporan Pengelolaan mutu/kualitas implementasi program oleh para tenaga ahli/spesialis Perusahaan KMW (dalam gugus tugas provinsi).

B.    LAPORAN SATKER PROVINSI

1.     Prinsip-Prinsip Pelaporan

Pengelolaan dan pengendalian fasilitator sesuai dengan anggaran yang tersedia dalam DIPA Dekonsentrasi yang diperuntukkan bagi pengelolaan bantuan teknis fasilitator kabupaten dan kecamatan perdesaan, dalam pelaksanaannya harus memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:

a.    TAAT ATURAN, artinya pelaksanaan anggaran Dekonsentrasi oleh Satker Provinsi PNPM Mandiri Perdesaan harus sesuai dengan jenis belanja, satuan biaya, serta jumlah dimaksud dalam rincian anggaran belanja (RAB) yang telah ditetapkan oleh Ditjen PMD Depdagri sebagai Instansi Pelaksana (Executing Agency). Penatausahaan atau administrasi dan keuangan mengikuti aplikasi Sistem Akuntansi Instansi (SAI) yang mengacu pada standar akuntansi pemerintah.

b.   EFISIEN dan EFEKTIF, yaitu dilaksanakan sesuai antara kebutuhan dengan kecukupan jumlah dana, tepat jadwal waktu dan target/pencapaian sasaran komponen pembiayaan yang ditetapkan, tidak boros serta dapat dipertanggungjawabkan.

c.    PERTANGGUNGJAWABAN AUDIT, artinya terhadap seluruh tindakan Satker Provinsi maupun Satker Kabupaten PNPM Mandiri Perdesaan dapat dilakukan pemeriksaan atau audit oleh pengawasan fungsional dan auditor independen yang ditunjuk oleh Pemerintah. Satker Provinsi Mandiri Perdesaan bertanggung jawab penuh atas ketersediaan dan kebenaran alat bukti, serta atas terjadinya kesalahan, penyimpangan dan penyalahgunaan keuangan negara.

Ketaatan Satker Provinsi terhadap prinsip-prinsip pelaksanaan Dekonsentrasi wajib tergambarkan dalam laporan keuangan, laporan aset serta laporan pengendalian dan evaluasi yang disampaikan kepada Ditjen PMD Depdagri sebagai Instansi Pelaksana (Executing Agency).

2.     Aspek-Aspek Pelaporan Dekonsentrasi

Berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 7 Tahun 2008 tentang Dekonsentrasi dan Tugas Pembantuan, serta Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 64 Tahun 2008 tentang Pelimpahan dan Penugasan Urusan Pemerintahan Lingkup Departemen Dalam Negeri Tahun 2009, Satker Provinsi PNPM Mandiri Perdesaan berkewajiban memenuhi pertanggungjawaban dan pelaporan Dekonsentrasi yang meliputi:

a.    Aspek Manajerial, terdiri dari laporan yang mencakup:

1)    perkembangan realisasi penyerapan anggaran dana;

2)    pencapaian target keluaran;

3)    kendala yang dihadapi; dan

4)    saran tindaklanjut

b.   Aspek Akuntabilitas, terdiri dari laporan realisasi anggaran, neraca, cacatan atas laporan keuangan dan laporan aset, dengan uraian sebagai berikut:

1)    Laporan Keuangan, meliputi :

*      Laporan Realisasi Anggaran (LRA);

*      Neraca;

*      Cacatan Atas Laporan Keuangan (CALK).

Laporan keuangan disusun oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) sesuai dengan menggunakan Aplikasi Sistem Akuntansi Instansi (SAI) mengacu pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintah (SAP),  dan peraturan pelaksanaan lainnya. Aplikasi SAI dapat diunduh dari situs resmi Ditjen Perbendaharaan  http://www.perbendaharaan.go.id  atau Kantor Wilayah Perbendaharaan di Provinsi atau Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) yang tercantum dalam DIPA Dekonsentrasi.

Periode pelaporan keuangan terdiri dari laporan Bulanan (rekonsiliasi), Triwulan, Semester dan Tahunan dan  dilampiri Aplikasi Data Komputer (ADK dan Backup data), Surat Perintah Membayar (SPM) dan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D).

2)    Laporan Aset

Semua barang (Akun : Belanja Modal) yang dibeli atau diperoleh dari pelaksanaan Dekonsentrasi merupakan barang milik negara, dan harus dilaporkan sesuai dengan Sistem Akuntansi Barang Milik Negara (SABMN). Periode pelaporan aset terdiri dari Laporan Semeter I dan Laporan Tahunan.

3)    Laporan Pengendalian dan Evaluasi

Satker Provinsi PNPM Mandiri Perdesaan melaporkan hasil pengendalian dan evaluasi pelaksanaan Dekonsentrasi kepada Menteri Dalam Negeri dengan mekanisme sebagai berikut :

*      Kepala SKPD Provinsi (Badan PMD Provinsi) menyampaikan laporan kepada: 1) Gubernur melalui Ketua Bappeda Provinsi; (2) Menteri Dalam Negeri melalui Dirjen PMD Depdagri. Laporan disampaikan paling lambat 5 hari kerja setelah triwulan berakhir.

*      Kepala Bappeda Provinsi a.n. Gubernur menyampaikan laporan kepada Menteri Dalam Negeri, Menteri PPN/Ketua Bappenas, Menteri Keuangan, dan Menteri PAN. Laporan disampaikan paling lambat 14 hari kerja setelah triwulan berakhir.

Penyusunan laporan pengendalian dan evaluasi menggunakan Aplikasi dan Format mengacu pada Peraturan Pemerintah RI Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan. Aplikasi dapat diunduh/download dari situs resmi Bappenas http://www.bappenas.go.id.

3.     Pembinaan dan Pengawasan Dekonsentrasi

a.    Gubernur berkewajiban untuk membina, mengendalikan, dan mengevaluasi perkembangan pelaksanaan Dekonsentrasi untuk dilaporkan kepada Direktur Jenderal PMD Depdagri, sebagai Penanggungjawab Pelaksanaan Kegiatan Dekonsentrasi.

b.   Pengawasan pelaksanaan program maupun administrasi keuangan dalam Dekonsentrasi dan Tugas Pembantuan PNPM Mandiri Perdesaan dilakukan oleh instansi yang berwenang secara fungsional sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku, maupun secara khusus mengingat sifat sumber dana sebagian berasal dari Pinjaman dan Hibah Luar Negeri (PHLN).

c.    Alamat surat  Direktur Jenderal PMD Depdagri adalah sebagai berikut:

1)    Sekretaris Ditjen Pemberdayaan Masyarakat dan Desa, Jln. Raya Pasar Minggu KM 19, Jakarta Selatan, Nomor Telepon/ Faximile (021) 7941937; atau

2)    Sekretariat Pembinaan PNPM Mandiri Perdesaan Nasional, Jln. Raya Pasar Minggu KM 19, Jakarta Selatan, Nomor Telepon (021) 79191684, 79199648, Faximile (021) 79196118 ppkpmd@yahoo.com, saipnpmpmd@yahoo.com, dan saipnpmpmd@gmail.com

4.     Pengendalian Pelaksanaan Dekonsentrasi

Ditjen PMD Depdagri sebagai penanggungjawab Dekonsentrasi, sebagaimana tersebut dalam butir 3.a. di atas, telah melimpahkan kepercayaan kepada Gubernur untuk membina, mengendalikan, dan mengevaluasi perkembangan pelaksanaan dekonsentrasi oleh Satker Provinsi yang selanjutnya berkewajiban menyusun Pelaporan Dekonsentrasi.

Namun demikian, mengingat pentingnya sifat pengelolaan dan besarnya cakupan bidang pengendalian fasilitator, maka Satker Pusat melakukan pembinaan dan pengendalian atas pelaksanaan pengelolaan Satker Provinsi berpedoman pada Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai alat ukur untuk mengetahui kinerja Satker Provinsi dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari. Dengan demikian, penilaiaj terhadap baik-buruknya kinerja Satker Provinsi dalam pengelolaan fasilitator dapat diidentifikasi secara dini dan selanjutnya hasil penilaian tersebut oleh Satker Pusat dijadikan dasar untuk pengambilan langkah-langkah lebih lanjut.

Hal ini dilakukan, mengingat juga bahwa sumber pembiayaan PNPM Mandiri Perdesaan salah satunya adalah PHLN. Jika terjadi kelalaian, kekeliruan atau kesalahan pengelolaan PHLN pihak pemberi pinjaman/hibah akan menyatakan tidak dapat dibayarkan (in-eligibility). Pernyataan in-eligibility dari pemberi donor mengakibatka negara dirugikan dikarenakan pemberi pinjaman/hibah  tidak bersedia mengganti pengeluaran yang telah dilakukan oleh Satker Provinsi ataupun oleh Perusahaan KMW. Untuk menghindari terjadi in-eligibility dalam pelaksanaan Dekonsentrasi maka Satker Pusat sebagai Penanggungjawab PNPM Mandiri Perdesaan dan selaku Executing Agency memiliki otoritas penuh untuk mengambil keputusan akhir/final untuk penyelesaian atas segala sesuatu yang timbul sebagai permasalahan, persengketaan, kesalahan, penyimpangan yang terjadi dan dilakukan oleh Pihak Satker Provinsi (sebagai pemegang mandat dekonsentrasi) maupun Pihak KMW (sebagai pengendali kinerja fasilitator). Hal-hal apa saja yang menjadi otoritas mutlak Satker Pusat Ditjen PMD Depdagri telah dijelaskan dan diuraikan dalam bab-bab terdahulu SOP ini.

C.    LAPORAN PERUSAHAAN KONSULTAN MANAJEMEN WILAYAH (KMW)

KMW berkewajiban menyampaikan laporan kepada Satker Pusat sebagai bukti atas unjuk kerjanya dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan yang mencakup 3 (tiga) jenis laporan yaitu: Laporan Pembinaan dan Pengendalian Program, Laporan Pembinaan dan Pengendalian Fasilitator, serta Laporan Keuangan. Berkaitan dengan laporan pengendalian dan pembinaan Fasilitator substansi yang disampaikan meliputi: progres pelaksanan tugas KMW dalam memfasilitasi administrasi kontrak individu termasuk rekrutmen fasilitator, pengelolaan fasilitator, evaluasi kinerja fasilitator, serta fasilitasi pembayaran honorarium dan tunjangan fasilitator.

Semua data yang disusun KMW sebagai pengendali kinerja Fasilitator merupakan bagian dari aset Pemerintah Indonesia. Oleh sebab itu, KMW wajib untuk mempersiapkan secara memadai dan akurat, memanfaatkan dan memelihara serta menyimpan dalam MIS data base semua Data Induk Fasilitator untuk selanjutnya diserahkan kepada Satker PNPM Mandiri Perdesaan Ditjen PMD Depdagri.

Laporan KMW ini disampaikan dalam 3 periode waktu yaitu Laporan Bulanan, Laporan Triwulanan dan Laporan Tahunan dengan penjelasan sebagai berikut:

1.     Laporan Bulanan

KMW berkewajiban menyampaikan laporan berkala secara periode bulanan kepada Satker Pusat perihal kinerjanya berkaitan pembinaan dan pengendalian fasilitator selama satu bulan berjalan. Laporan ini harus diserahkan paling lambat tanggal 15 (lima belas) setiap bulannya. Laporan bulanan memuat semua informasi tentang unjuk kerja KMW sebagai sebuah jasa konsultan dalam kesatuan manajerial maupun kinerja setiap personil baik yang di pusat dan di provinsi dengan fokus pada fasilitasi kinerja Fasilitator maupun fasilitasi dukungan administrasi kepada Satker Provinsi. Perusahaan KMW wajib menggadakan laporan bulanan tentang Pengendalian dan Pembinaan Fasilitator sejumlah 15 (lima belas) eksemplar yang untuk disampaikan kepada Satker Pusat.

2.     Laporan Triwulanan

Laporan triwulanan pembinaan dan pengendalian Fasilitator merupakan laporan kinerja perusahaan pada bulan ketiga yang memuat ringkasan selama tiga bulan dari seluruh kemajuan dan penyimpangan target, keadaan-keadaan yang menyebakan belum terpenuhinya kualitas kinerja Fasilitator, masalah-masalah sebelumnya, rekomendasi serta penyelesaiannya. Laporan ini harus diserahkan paling lambat tanggal 15 (lima belas) setiap bulannya. Perusahaan KMW wajib menggadakan laporan triwulanan tentang Pengendalian dan Pembinaan Fasilitator sejumlah 15 (lima belas) eksemplar yang untuk disampaikan kepada Satker Pusat.

3.     Laporan Tahunan

Setiap berakhirnya tahun anggaran, KMW berkewajiban menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan kepada Satker Pusat. Laporan tahunan KMW adalah sebuah bukti pertangungjawaban perusahaan jasa konsultan selaku Pihak Kedua kepada Satker Pusat selaku Pihak Pertama. Laporan Tahunan memuat unjuk kerja dalam pelaksanaan program, kinerja pembinaan dan pengendalian fasilitator, maupun unjuk kerja pengelolaan administrasi dan keuangan disepanjang kurun waktu tahun anggaran tertentu. Laporan Tahunan memuat rangkuman seluruh aktivitas selama satu tahun yang disusun berdasarkan ringkasan Laporan Pengendalian Program, Laporan Pembinaan dan Pengendalian Fasilitator, Laporan Keuangan yang telah disampaikan kepada Satker Pusat dalam periode waktu bulanan maupun triwulanan.

Laporan Tahunan KMW disampaikan kepada Satker Ditjen PMD pada awal tahun anggaran berikutnya, yaitu draft laporan diterima oleh Satker Pusat paling lambat tanggal 1 Pebruari, dan laporan final pada akhir Maret. Laporan disusun dalam bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, termasuk ringkasan laporan. Perusahaan KMW wajib menggadakan laporan tahunan dan ringkasan laporan tahunan sejumlah 15 (lima belas) eksemplar untuk disampaikan kepada Satker Pusat dan Bank Dunia.